Wie man mit zu vielen E-Mails umgeht

Wie viele Menschen, bekomme ich viel zu viele E-Mails. Wahrscheinlich tust du das auch. Bis vor kurzem hatte ich kein gutes System, um mit meinem Posteingang umzugehen, der fast 500 Nachrichten pro Tag umfasste. Das ist fast eine pro wacher Minute!

Ich habe in der Vergangenheit versucht, die “Batching”-Technik anzuwenden und E-Mails nur ab und zu zu checken, aber ich habe festgestellt, dass dies nur zu E-Mail-Prokrastination führt, während wichtige Nachrichten unbeantwortet bleiben.

Ein Freund hat mich kürzlich per E-Mail nach meinen besten Tipps für den Umgang mit zu vielen E-Mails gefragt, und hier sind die Tipps, die ich mit ihm geteilt habe. Ich kämpfe immer noch mit der E-Mail-Überlastung, aber hier sind ein paar Dinge, die für mich funktioniert haben, um die Last ein wenig zu erleichtern.

Schiebe so viel wie möglich auf das Telefon

Ich weiß, das ist kontraintuitiv, aber wenn du in E-Mails ertrinkst, hilft es. Es ist in Ordnung, eine E-Mail zu schreiben, wenn man 1-2 Tage auf eine Antwort warten kann oder es sich nur um eine kurze Information handelt. Alles, was dringender ist als das, sollte per Telefon kommuniziert werden.

Auf diese Weise gibt es nichts Dringendes in deinem Posteingang und du kannst es beiseite legen, um deine Arbeit zu erledigen. Dringende Dinge unterbrechen dich mit einem klingelnden Telefon und du kannst dich darum kümmern. Du wirst auch feststellen, dass die Leute dazu neigen, ihre eigenen Probleme zu lösen, wenn sie wissen, dass sie live mit dem Chef sprechen müssen (oh der Horror), anstatt einfach eine E-Mail zu schreiben. Dies ist wahrscheinlich mein bester Hack, um mit zu vielen E-Mails umzugehen.

Tracke alle deine offenen Tasks

Verwende eine Aufgabenmanagement-Software (ich liebe Trello), um 3 Listen zu erstellen – “Heute”, “Warten auf mich” und “Warten auf andere”.

  • “Waiting on Me” – das ist die komplette Liste der Dinge, die ich tun oder erledigen muss, bevor das Projekt oder die Aufgabe vorankommen kann. Beispiele für Aufgaben auf dieser Liste könnten sein: “Monatsabschlüsse erstellen”, “Gehaltsabrechnung durchführen” oder “Lieferanten für ein neues Produkt auswählen”.
  • “Auf andere warten” – jedes Mal, wenn ich eine E-Mail verschicke, die eine Antwort erfordert, erstelle ich eine Karte auf der Liste “Auf andere warten”. Das entlastet mich, verhindert aber, dass ich vergesse, dass ich auf eine Antwort von jemand anderem zu diesem Thema warte. Aus dem Posteingang, aus dem Kopf.
  • “Heute” – jeden Abend schaue ich mir die “Warten auf mich”-Liste an und verschiebe die dringendsten Angelegenheiten auf die “Heute”-Liste. Am nächsten Morgen wache ich auf und weiß genau, was zu tun ist. Nichts anderes wird erledigt, bis ich die “Heute”-Liste abgehakt habe. Der Schlüssel ist, nicht zu ehrgeizig zu sein, damit du die Liste jeden Tag abarbeiten kannst. Über mehrere Tage hinweg sollte deine “Waiting on Me”-Liste auf Null schrumpfen.

Aktiviere deine Abwesenheitsantwort im Urlaub UND an Wochenenden

…auch wenn du sowieso antworten wirst. Das setzt eine Erwartungshaltung, die du später übertreffen kannst (oder auch nicht), wenn du willst. Wichtige E-Mails können immer noch beantwortet werden, aber die meisten Leute werden erwarten, dass sie bis zu deiner Rückkehr auf eine Antwort warten – und lösen das Problem oft schon vorher selbst.

Verwende eine “Gesendet von meinem Handy”-Signatur

Ich füge “Gesendet von meinem Handy, bitte entschuldigen Sie meine Kürze” unten in meine Handy-E-Mail-Signatur ein, und manchmal auch in meine Desktop-Signatur. Das gibt dir die Möglichkeit, dich kurz zu fassen, so dass du schneller antworten kannst und dich nicht gezwungen fühlst, “Füllwörter” zu verwenden.

Vor allem die Erwartungen managen

Ich finde, dass es bei der Bewältigung der E-Mail-Flut genauso wichtig ist, die Erwartungen auf der anderen Seite der E-Mail zu dämpfen, wie die tatsächliche Antwort. Du wirst feststellen, dass Menschen, die denken, dass sie keine sofortige Antwort von dir bekommen, oft versuchen, ihre eigenen Probleme zu lösen und die Sache selbst voranzutreiben – was bedeutet, dass du überhaupt nicht antworten musst. Es gibt nichts Besseres, als eine zweite E-Mail zu bekommen, die sagt: “Schon gut, ich habe es herausgefunden”.

Was sind deine Tipps für den Umgang mit E-Mails?

E-Mail-Überlastung ist ein Problem, das wir alle haben, also würde ich gerne von dir hören – was sind deine besten Tipps für den Umgang mit E-Mail-Überlastung? Hinterlasse sie unten in den Kommentaren – jeder, der mein System verbessern kann, gewinnt einen Preis.